10 taken om te automatiseren

Iedereen heeft slechts 24 uren in een dag. Als je die moet vullen met herhalende, mind-numbing taken, zullen de dagen lang lijken. Ook getuigt dit van weinig efficiëntie. Daarom voorzie ik je van deze lijst van 10 taken om te automatiseren.

Of je nu mailboxen beheert of directionele beslissingen moet maken, niemand wil tijd verspillen. Toch sluipen er opdrachten in die bestaan uit herhalende handelingen die eenvoudig opgelost kunnen worden. Wil je meer weten?

10 mogelijke automatisaties

Ik deel graag met je deze lijst van 10 taken om te automatiseren. Je kan er meteen mee aan de slag om tijd te winnen. Als je er zelf nog enkele weet, drop ze dan gerust in de commentaren. Ik lees het graag!

1. Auto-Reply op inkomende mails

Een mailbox kan een handvol werk zijn als het adres door velen gekend is. Ook jijzelf zal heel wat mails per dag versturen. Dan is het net zo vriendelijk om een mail terug te krijgen dat je bericht goed is aangekomen en hoe snel ze antwoord terug mogen verwachten.

Om erna je mails efficiënt te behandelen en de reactietijd zo kort mogelijk te houden, kan je ook dit artikel even lezen en toepassen.

2. Back-upsystemen

Je digitaal archief kan grote proporties aannemen. Denk maar aan je klantenbestand, mailsubscribers, website, documenten, facturen. Wanneer je hier een back-up van wilt maken, kan dit enorm tijd in beslag nemen of toch alleszins dat één computer op die momenten niet voor iets anders gebruikt kan worden.

Bekijk met je IT-specialist hoe je dit kan instellen. Automatische back-ups kunnen dan gemaakt worden op het ogenblik dat niemand op kantoor aanwezig is. Zo kan je met een gerust hart nieuwe klanten, bestellingen en facturen blijven toevoegen en kom je niet voor verrassingen te staan.

3. Orderbevestigingen

Je kan heel wat wrevel vermijden als je je klanten inlicht. Orderbevestigingen is daar een voorbeeld van.

Tegenwoordig kan je met bijna elke software dit instellen. Webshops sturen meteen een mail met de verwachte leverdatum. Wanneer je leverancier aan jou de verwachte levertermijn doorgeeft, kan automatisch ook de klant verwittigd worden. In bepaalde niches is het zelfs mogelijk dat de leveranciers hun orderbevestiging in jouw systeem invoeren. Je kan het je tegenwoordig niet inbeelden wat mogelijk is. Vraag dit dus zeker na bij je software-ontwikkelaar.

4. Boekhouding

Eenvoudig uitgelegd: je kan je software laten samenwerken met je boekhouder. Geen papieren pakketten meer bezorgen bij het begin van de maand maar een link leggen tussen je eigen software en de software van je boekhouder. Dit kan verschillen per boekhouder maar is zeker het bekijken waard.

5. Sociale media

Als je al een groter bedrijf hebt, heb je waarschijnlijk iemand in dienst voor marketing. Als dit niet het geval is, denk dan eens aan de verscheidene marketing tools.

Voorzie een voldoende grote voorraad aan evergreen content (waardevolle info die het hele jaar rond interessant is) en automatiseer je berichten. Wanneer je manueel niets hebt toegevoegd aan je queue, pikt deze een bericht uit die content met het juiste thema. Het vergt even tijd om al deze content te creëren maar bespaart je erna enorm veel tijd. Je klanten en prospecten zullen van je blijven horen.

De resultaten hiervan kan je zien op mijn sociale media-kanalen zoals de FaceBook-pagina AnfraCare.

6. E-mailmarketing

Vaak wordt e-mailmarketing bestempeld als verouderd. Niets is minder waar. E-mails komen terecht bij geïnteresseerde mensen. Anders zouden ze zich niet hebben aangemeld met hun mailadres.

Als je leert werken (of de verantwoordelijke doet werken) met opt-ins van je e-mail service provider, is er geen manuele stap uit te voeren om het mailadres toe te voegen.

Binnen deze marketing kan je veel content op voorhand creëren en wanneer iemand nieuw zich aanmeldt, krijgt hij/zij automatisch ook alle aanbiedingen en nieuwtjes.

7. Welkomstmail

Wanneer je een nieuwe volger of subscriber hebt, kan die automatisch een welkomstmail krijgen. Hierin stel je je nog eens voor, geef je aan wat ze mogen verwachten en bezorg je ze al handige tips voor je diensten of producten. Geen manuele input nodig.

Je kan er zelfs voor kiezen om hier een korte reeks van te maken. Ik kies steeds voor hapklare actiestappen waardoor mijn “Welkom!” opgesplitst is met telkens een tip en een actiestap om er het maximale uit te halen. En dit loopt allemaal zonder mijn manuele tussenkomst.

8. E-sign

Beperk de tijd die nodig is een offerte af te printen, op te sturen, te ondertekenen, terug te sturen, in te scannen en om te zetten in een bestelling. Dit kan allemaal digitaal met E-sign. Er is hiervoor heel wat software beschikbaar en zorgt ervoor dat je potentiële klant vlot de offerte ontvangt en kan ondertekenen of opmerkingen doorgeven. De communicatie over de documenten en het ondertekenen verloopt dan automatisch.

9. Online betalingen

De tijd dat je fysiek naar de bank moest om overschrijvingen te doen ligt ver achter ons. Wanneer je een factuur digitaal verstuurd, kan je een link toevoegen om meteen met de banking app te betalen.

Ook kan je intussen veel facturatiepakketten linken met je bank zodat je met bestanden kunt doorgeven welke betalingen op welke datum mogen afgaan van je rekening. In omgekeerde richting zeggen die bestanden welke betalingen zijn afgegaan en binnengekomen. Omwille van het belang van correcte betalingen zitten hier nog enkel manuele handelingen bij maar het afpunten van geld en facturen tegenover elkaar loopt automatisch. Afhankelijk van de hoeveelheid facturen kan dit een serieuze tijdswinst opleveren!

10. Aanmaningen

Niemand wacht graag op zijn centen. Toch kan een factuur eens aan de aandacht ontglippen. Stel daarom automatische aanmaningen in zodat je klant op de vervaldag en enige tijd na de vervaldag een herinnering krijgt.

Hopelijk moet je ze niet vaak gebruiken maar zelfs een derde en laatste aanmaning kan je instellen. Daarna kan je meldingen ontvangen om verdere stappen te ondernemen.

En zoveel meer

Dit is uiteraard geen exclusieve lijst. Per bedrijf zijn er herhalende taken die enkel tijdsverlies betekenen en dus best geautomatiseerd kunnen worden.

Zo kan jij je focussen op je core business. Welke zaakvoerder en werknemers besteden nu niet graag tijd en energie aan klanten en service?

Bekijk dus binnen je firma of er zulke taken zijn en automatiseer ze. Begin met de 10 taken om te automatiseren in deze lijst en zie hoeveel tijd je al kan besparen. Zo verlaag je de werklast bij jezelf en je werknemers.

Word ook lid van de Facebook-groep Boost je Efficiëntie waar ondernemers hun processen met de juiste regelmaat onder de loep nemen en zo steeds werken aan hun efficiëntie.

Similar Posts

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *