1. Agendabeheer

Wanneer er binnen je bedrijf veel met afspraken wordt gewerkt, kan je dit centraliseren en zo efficiënt mogelijk maken.

Een assistent (intern of extern) kan bij iedereen een vergadering inboeken, individuele afspraken van bijvoorbeeld vertegenwoordigers boeken, de notificaties hiervoor voorzien naar klant en medewerkers, en houdt rekening met de nodige verplaatsingen.

2. Mailboxbeheer

Heb jij je mailbox onder controle of loop je systeem nog niet efficiënt? In dat laatste geval kan je snel dit artikel erover lezen.

Wanneer je gestructureerd met je mails omgaat, kan dit ook perfect gedelegeerd worden. Geen tijd meer verliezen met het onderverdelen van je mails, enkel nog die berichten aanpakken waar je omzet exponentieel door kan groeien. Zalig toch?

3. E-mailmarketing

Uitgaande mails naar je volgers en klanten zijn nog steeds een persoonlijk medium waar je de resultaten van kan plukken. Je kan hier uren mee bezig zijn of je bepaalt het onderwerp en de promoties terwijl een assistent de content kan schrijven, laten goedkeuren en inplannen.

Denk hierbij aan de mails om hun bestelling op te volgen en na-service te bieden. Je assistent kan je daarnaast helpen met campagnemails. Ook een nieuwsbrief mag niet ontbreken, ook al gruwelen sommigen bij het woord alleen al. Hoe benoem je anders die mail die je op de hoogte houdt van wat eraan komt, waar je zelf mee bezig bent of van wat de voorbije tijd gebeurd is? De mensen die gruwelen ervan, hebben gewoon te vaak nieuwsbrieven ontvangen die opgesteld werden om iets te bezorgen. Je weet wel, door van die zaakvoerders die per se alles zelf willen doen maar te veel taken om handen hebben. Not you, not anymore!

4. Onderhoud van je website

Niets zo vervelend als een 404-error op je webpagina, ontbrekende updates van je plugins of verouderde gegevens. Om je website up-to-date te houden kan je snel enkele uren per maand verliezen.

Kies dus ook hier voor delegeren zodat jij je kan bezighouden met je passie op een efficiënte manier.

5. Publicatie en promotie van je nieuwe E-book

Je hebt een passie die je met je hart en ziel in een nieuw E-book legt om zo je klanten nog meer van dienst te zijn. Nu moet je dus actie ondernemen!

Lay-out, cover, marketingmateriaal, publicatie en verspreiding, … Als je hier geen kaas van hebt gegeten, ben je veel tijd kwijt.

Fout! Ook deze taak kan je delegeren zodat je sociale media, je website, en je landingspagina’s meermaals dit superartikel promoten om zoveel mogelijk mensen te helpen.

6. Je mobiele app beheren

Digitaal is het van het. Via een mobiele app kunnen klanten op de hoogte blijven, vragen stellen, de FAQ-sectie raadplegen of mogelijk zelfs bestellingen plaatsen.

Het creëren, ontwerpen en onderhouden hiervan kan je heel wat uren kosten.

Weer mis! App-designers raken meer en meer wijdverspreid in verschillende niches. Kies een partner waar je ook na de creatie duurzaam mee kunt samenwerken.

7. Beeldmateriaal bewerken

Intro, outro, knippen, plakken, ondertitels, achtergrondmuziek, syncen, filteren, editen, … Draait jouw hoofd ook? Zelfs wanneer je een goede camera hebt, is de kous niet af na het opnemen. Achteraf zijn er vaak nog veel bewerkingen waar je hoofd van kan tollen. Deze zullen we dus graag uitbesteden!

8. Presentaties voorzien

Een belangrijke vergadering komt eraan. Je wil graag een speech geven over het bedrijf, de resultaten of de opkomende promoties en evenementen. Om dit te ondersteunen wordt vaak gebruik gemaakt van een slide-presentatie.

Daarnaast heb je misschien een monitor in je hal of toonzaal hangen. Ook hier is een verzorgde presentatie nodig.

Dit kan een assistent voor je doen zodat jij je volledig kan focussen op wat je gaat tonen en zeggen in plaats van hoe je het in een presentatie kan gieten.

9. Transcriberen

Als jij vaak ideeën krijgt maar geen zin hebt een notitieboek mee te sleuren, kan je je gedachtegang opnemen. Zo kan je het achteraf transcriberen of uitschrijven wanneer je een laptop of pc in de buurt hebt.

Ik heb al hilarische verhalen gehoord (en zelf getest) om het aan Google te dicteren. Die technologie staat dus nog niet echt op punt. Bedrijven met betalende software hebben meer geïnvesteerd in die technologie en worden het overwegen waard.

Een échte assistent is momenteel toch nog steeds de meest ideale persoon om iets uit te schrijven. Deze persoon kan deze taak dan combineren samen met de rest van het takenpakket. Zo moet jij enkel nog controleren, bij nieuwe ideeën aanvullen en dan bezorgen aan de verantwoordelijke van de presentaties, evenementen, E-book, website, e-mailmarketing, etc.

10. Reisaccomodaties

‘Work hard, play hard.’ Bij geen enkele optie hoort de mogelijkheid dat je uren zit te bladeren door websites van bestemmingen, hotels en de plaatselijke activiteiten.

Nee, jij als efficiënte zaakvoerder gaat op zoek naar hulp. Wie is er nu beter om jouw welverdiende vakantie samen te stellen? Jij bepaalt het ogenblik, de locatie, en het budget. Je assistent of reisbureau doet de rest. Handig!

11. Boekhouden

Wist je dat je jouw eigen btw- en belastingaangiftes mag doen? Wist je ook dat de wetgeving regelmatig wijzigt, er fiscale voordelen bij komen en weg vallen? Een boekhouder studeert steeds bij en is op de hoogte van alle correcte verrichtingen die moeten gebeuren. Daarom geef ik de voorkeur met een boekhouder samen te werken die zorgt dat je fiscaal en betreffende BTW in orde bent.

Daarnaast zijn er ook taken die je bedrijf moet doen om informatie aan de boekhouder te bezorgen. Je moet dit als zaakvoerder niet zelf doen, je kan dit delegeren. Zelfs zonder personeel kan je aan delegeren denken. Dan gebruik je de term uitbesteden en werk je met bijvoorbeeld een VA.

12. Proofreaden

Autocorrect can only do so much. Een extra paar ogen om je teksten na te kijken is daarom een ideale taak om te delegeren. Je kan dit doen voor eenmalige opdrachten zoals je websiteteksten of een boek dat je hebt geschreven. Misschien heb je het geluk dat er bij je personeel iemand zit met een scherp oog. Er kunnen ook langdurige opdrachten opgesteld worden met externen voor je blog, meerdere werkboeken, brieven, of reclame. Hoe dan ook; niet meer jouw taak!

13. Project management

Wanneer je samenwerkt met klanten, kan een heus project ontstaan. Heel mooi voor de omzet maar er mag niets mislopen. Hou je klanttevredenheid hoog door beroep te doen op een toegewezen en gepassioneerde project manager. Zij houden mijlpalen in het oog en zorgen voor interne en externe communicatie over het project.

Een project van je bedrijf is dan weer andere koek. Wat als jij wilt deelnemen aan een beurs of zelf een beurs wilt organiseren? Heb je personeel en hoort daar dus jaarlijks een personeelsfeest bij? Wil je een live workshop organiseren zoals Klaar Voor Groei?

Zeker in de tijden sinds de corona-uitbraak is fysiek samenkomen een uitdaging. Er zijn sowieso wetgevingen en regels waar je rekening mee moet houden. Nu komen er nog maatregelen bij die om de paar weken kunnen veranderen.

Ook hier denk ik dus heel snel aan uitbesteden! Mijn persoonlijke rechterhand hierbij is Visiblique en kan ik zeker aanraden.

14. Templates creëren

Je documenten, berichten op sociale media, en je website ogen professioneel in een gepersonaliseerd jasje. Om ervoor te zorgen dat deze steeds in de door jou gewenste kwaliteit en lay-out verschijnen zijn templates aangeraden. Dit zijn half afgewerkte documenten, afbeeldingen, of pagina’s waarbij steeds dezelfde kleuren, lettertypes, lay-out, etc al zijn ingesteld en je enkel nog de specifieke tekst of foto moet toevoegen om een afgewerkt product te krijgen.

Je kan hier zelf uren werk insteken maar je kan ze ook laten maken door een designer, social media manager of assistent. Door hun ervaring hierin zal dit veel vlotter gaan en kan jij je bezig houden met je eigen passie en klanten.

15. Copywriting

Er is een groot verschil tussen gesproken en geschreven taal. Die lettertjes die samen woorden vormen, moeten via de ogen een beeld en gevoel overbrengen. Met onze stem kunnen we nuances leggen, bepaalde woorden en zinnen extra benadrukken. Wanneer we het vetgedrukte lettertype of hoofdletters te gebruiken, ligt er nog te veel ruimte open ter interpretatie.

Daarnaast hou je bij online teksten best rekening met SEO, SEA, zoekbots, zoekmachines en whatnot tegenwoordig. Tenzij jij jouw business hebt opgebouwd met deze niche, is het beter om dit gedeelte van je business uit te besteden wanneer je kunt. Denk aan websiteteksten, blogartikelen, landingspagina’s, social media posts, en reclameberichten.

Bij het kiezen van een copywriter moet er gekeken worden naar de klik tussen jullie, de beschikbaarheid, en de persoonlijke schrijfstijl (of in welke mate zij jouw flair in hun teksten kunnen uitdrukken). Wanneer je jouw match vindt, kan je samen magie creëren voor je business.

16. Marketingplan en online aanwezigheid

Ben jij op de hoogte van de huidige trends en wat je klanten het liefste lezen of horen? Weet jij welke kanalen ideaal zijn om jouw doelgroep te bereiken? Wanneer zijn ze online? Hoe vaak moet je waarde verspreiden om optimaal bereik te hebben?

Een marketingbureau of -assistent kan je precies hiermee helpen. Jij moet je als zaakvoerder niet verdiepen in al die materie maar kunt wel je marketingstrategie gaan optimaliseren. Is jouw zichtbaarheid dus aan een upgrade toe, delegeer dit werk dan aan zo’n bureau of aan een personeelslid met kennis van zaken. Zo verkrijg je een uitgebreid marketingplan naargelang je wensen en doelen.

Naast een marketingplan kan een marketingbureau ook uitvoeren. Je kan ook kiezen voor een social media manager. Deze zorgt ervoor dat je consistent en constant online aanwezig blijft. Denk eraan; uit het oog, uit het hart. Je bent een bloeiend bedrijf en wilt dat je mogelijke klanten dit weten.

17. SOP’s opstellen

Je wilt uiteraard dat je bedrijf gestructureerd en efficiënt werkt. Hierdoor zal je omzet groeien en zal je meer medewerkers nodig hebben. Wanneer je een nieuwe aanwerving doet, is er echter een leercurve voordat die persoon het reilen en zeilen onder de knie krijgt.

Om deze curve te verkleinen zijn SOP’s of Standard Operating Procedures enorm belangrijk. In deze handleidingen vind je de stappen terug die deel uitmaken van je bedrijfsprocessen. Om deze procedures uit te schrijven en up-to-date te houden kan je iemand intern of extern aanstellen.

18. Nieuwe software

Bedrijven hebben nood aan efficiënte systemen. Wanneer jij bij je kwartaalprep de Z.I.N. en O.N.Z.I.N. van je business onder de loep neemt, kan je vaststellen dat je je huidige systemen ontgroeid bent. Dan is het bijvoorbeeld mogelijk dat je van software wilt wisselen.

Deze massale data-input van het ene systeem naar het andere kan je aanvragen bij de nieuwe softwareleverancier of delegeren aan je medewerker(s) zodat je hier zelf zo min mogelijk tijd aan verliest.

19. Debiteurenbeheer

Het is geweldig als je nieuwe klanten aantrekt of klanten terugkomen voor nieuwe aankopen. Voor je resultaten zullen ze echter niets betekenen als je niet tijdig factureert of wanbetalers uit het oog verliest. Afhankelijk van je gebruikte systemen, kan je een deel automatiseren.

Een andere of aanvullende optie is samenwerken met een assistent die voor jou kan factureren, betalingen opvolgen en de nodige (extra) stappen ondernemen om tijdig je betalingen te ontvangen.

20. Fotografie

Een geslaagde opendeurdag, een bruisende beurs, of nieuwe producten die je verkoopt, alles wat je enthousiasme voedt. Wat heb je eraan als je er geen professionele foto’s van kan tonen?

Een laatste taak die ik aanraad om te delegeren, is het uitbesteden aan een professionele fotograaf. Deze foto’s kunnen gebruikt worden in je webshop, op je website, op je sociale-mediakanalen en in opkomende presentaties.