Vele zelfstandigen krijgen de kriebels als je vraagt naar hun systeem. Ze helpen klant per klant zonder bewust te kijken naar efficiëntie in tijd, energie en geld. Ze focussen zich op het drukken van de kosten per klant maar vergeten vaak hun tijd en energie in kaart te brengen. Deze zelfstandigen werken vooral ín hun business en hanteren de foute verhoudingen bij het werken V.I.A. hun business. Toch is “systeem” geen begrip om bang van te zijn. Dat kan je leren als je mijn 3 top tips om te systematiseren hieronder leest.
Wat is een systeem?
Wanneer je een systeem ontdekt en onderhoudt in je handelingen, zal jij als zaakvoerder zicht hebben op de huidige resultaten, de mogelijke investeringen en potentiële groei. Een systeem laat je toe om steeds op dezelfde wijze evenveel kwaliteit te bezorgen aan je klanten, en aan de hand van rapporten je bedrijf op te volgen en te leiden naar je doelen en je toekomstvisie.
3 Top Tips om te systematiseren
Tip 1: Schrijf je processen uit
Je kan pas van een systeem spreken wanneer je jouw taken steeds op dezelfde manier behandelt. Daarom is het belangrijk uit te schrijven hoe je nu de zaken aanpakt. Ze vormen je bestaande processen.
Denk zo maar aan bijvoorbeeld je verkoopproces. Hoe vinden klanten je? Waar en hoe plaatsen ze hun bestelling? Hoe ontvang je die? Wat doe je ermee? Voer je je diensten uit aan de hand van tijdsregistratie of volgens opdrachten in een bepaalde volgorde? Moet je je producten nog bestellen per verkoop of hanteer je stockbeheer? Bezorg je orderbevestigingen? Hoe lever je de facturen af? Hoe volg je de betalingen ervan op?
Deze vragen helpen je om je verkoopproces op te volgen. Deze stappen overloop je vervolgens voor je andere processen: je marketingproces, jouw aankoopproces, je boekhoudkundig proces en eventueel dienst-na-verkoop.
Bewaar deze uitgeschreven processen in een aparte map en plaats die op een vaste, duidelijke plaats. Zo kan je op een ander tijdstip je processen snel raadplegen voor taken die je niet zo vaak toepast.
Tip 2: Vermijd papierwerk
Elke keer dat je documenten, mails of bestelbonnen op papier zet, verlies je tijd en overzicht. Papieren documenten kan je niet filteren, kan je geen rapporten uit trekken en kunnen verloren raken. Efficiëntie raakt dan zoek.
Ook scannen en terug ingeven in de software kost tijd, energie en dus geld. Vermijd daarom papierwerk, best zoveel mogelijk.
Tip 3: Maak handleidingen van elk proces
Wanneer je je bedrijf wilt zien groeien, zal je rekening moeten houden met werk uitbesteden of een nieuwe aanwerving. Hiervoor is het belangrijk dat je jouw processen, je systeem in kaart brengt.
Een handleiding kan je vereenvoudigen tot een checklist van de stappen die moeten gebeuren. Als je met op maat gemaakte software werkt, is het echter aangewezen om uitgebreidere handleidingen te maken met schermafdrukken van de aparte handelingen en een korte uitleg. Zorg dat elk teamlid weet waar die de handleidingen kan vinden van zijn takenpakket of van een persoon die in (ziekte-)verlof is.
Conclusie
Jouw systeem zo efficiënt mogelijk maken, begint met je processen in kaart te brengen. Met deze 3 top tips om te systematiseren kan je hiermee snel aan de slag.
Als je bij het uitschrijven van je processen merkt dat je dit efficiënter wilt aanpakken, lees dan zeker ook de artikelen over delegeren en automatiseren.
Wanneer je een extra set ogen wilt die je processen onder de loep kan nemen, twijfel dan zeker niet om het aanbod van Anfra Care na te gaan. Ik weet zeker dat we tijdens een kennismakingsgesprek kunnen ontdekken waaraan jij als eerstvolgende kunt werken om meer efficiëntie te bekomen.
© Anfra Care 2018-2024 – Privacybeleid – Algemene Voorwaarden