3 top tips om te systematiseren

Vele zelfstandigen krijgen de kriebels als je vraagt naar hun systeem. Ze helpen klant per klant zonder te kijken naar efficiëntie in tijd, energie en geld. Ze focussen zich op het drukken van de kosten per klant maar vergeten vaak hun tijd en energie in kaart te brengen. Toch is “systeem” geen begrip om bang van te zijn. Dat kan je leren als je mijn 3 top tips om te systematiseren hieronder leest.

Wanneer je een systeem ontdekt en onderhoudt in je handelingen, zal jij als zaakvoerder zicht hebben op de huidige resultaten, de mogelijke investeringen en potentiële groei. Een systeem laat je toe om adhv rapporten je bedrijf op te volgen en te leiden naar je doelen en toekomstvisie.

Tip 1: Schrijf je processen uit

Je kan pas van een systeem spreken wanneer je je taken steeds op dezelfde manier behandelt. Daarom is het belangrijk uit te schrijven hoe je nu de zaken aanpakt. Ze vormen je bestaande processen.

Denk zo maar aan bijvoorbeeld je verkoopproces. Hoe vinden klanten je? Waar en hoe plaatsen ze hun bestelling? Hoe ontvang je die? Wat doe je ermee? Voer je je diensten uit adhv tijdsregistratie of volgens opdrachten in een bepaalde volgorde? Moet je je producten nog bestellen per verkoop of hanteer je stockbeheer? Bezorg je orderbevestigingen? Hoe lever je de facturen af? Hoe volg je de betalingen ervan op?

Deze vragen helpen je om je verkoopproces op te volgen. Deze stappen moet je ook overlopen voor je marketingproces, aankoopproces, boekhoudkundig proces en dienst-na-verkoop.

Tip 2: Vermijd papierwerk

Elke keer je documenten, mails of bestelbonnen op papier zet, verlies je tijd en overzicht. Papieren documenten kan je niet filteren, kan je geen rapporten uit trekken en kunnen verloren raken. Efficiëntie raakt dan zoek.

Ook scannen en terug ingeven in de software kost tijd, energie en dus geld. Vermijd dus papierwerk zoveel mogelijk.

Tip 3: Maak handleidingen

Wanneer je je bedrijf wilt zien groeien, zal je rekening moeten houden met werk uitbesteden of een nieuwe aanwerving. Hiervoor is het belangrijk dat je je processen, je systeem in kaart brengt.

Een handleiding kan zo eenvoudig zijn als een checklist van de stappen die moeten gebeuren. Als je met op maat gemaakte software werkt, is het echter aangewezen om uitgebreidere handleidingen te maken met schermafdrukken van de aparte handelingen en een korte uitleg.

Conclusie

Jouw systeem zo efficiënt mogelijk maken, begint met je processen in kaart te brengen. Met deze 3 top tips om te systematiseren kan je hiermee aan de slag.

Als je bij het uitschrijven van je processen merkt dat je dit efficiënter wilt aanpakken, lees dan zeker ook de artikelen over delegeren en automatiseren.

Wanneer je een extra set ogen wilt die je processen onder de loep kan nemen, twijfel dan zeker niet om me te contacteren. Meld je ook zeker aan voor de nieuwsbrief om tijdig op te hoogte te zijn van alle promoties en extra tips.

4 antwoorden op “3 top tips om te systematiseren”

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *