4 Stappen naar een Helder Hoofd – De Eisenhower Matrix

Door het bos de bomen niet meer zien oftewel door de hoeveelheid taken die je wilt aanpakken geen overzicht meer hebben, het overkomt iedereen wel eens. Dan heb je een gestructureerde aanpak nodig, een systeem om alles geordend te krijgen. Ik stel jullie voor: de Eisenhower Matrix!

Om te beginnen heb je een notitieblok of een notitie-applicatie nodig zoals Evernote (vraag mij meer info) of Google Docs. Voorzie een uurtje waarin je ongestoord je gedachten de vrije loop kan laten gaan. Dit zorgt ervoor dat je een zogenoemde brain dump kan uitvoeren.

De Brain Dump

Zoals bij creatief schrijven of doodle laat je je gedachten afdwalen naar alles wat je nog wil, kan en moet doen en noteer het. Denk hierbij zowel op korte, middellange en lange termijn. Je kan hierbij je focussen op één bepaald facet van je leven of volledige vrijheid nemen en alles opschrijven wat je maar kan bedenken. Volgorde tussen taken mag je negeren want het gaat erom even alles van je af te schrijven. Maak je hoofd volledig vrij.

Opties opsplitsen

Neem een aparte bladzijde of open een nieuw document. Kopieer hier alle taken waarvoor je eerst een andere taak moet gedaan hebben. Zo kan je je eerste lijst al uitdunnen.

De Eisenhower Matrix

De overgebleven taken kan je indelen volgens Eisenhower in één van de volgende kwadranten:

Je mag cijfers plaatsen bij de taak of nog eens apart alles gesorteerd noteren. Het is de bedoeling dat jij het een aangenaam systeem vindt.

Doen Delegeren Inplannen

Ziezo! Al wat overzicht!

Wat je hebt neergeschreven in het kwadrant linksonder is dringend maar mag ook met 80% precisie gedaan worden. Dit zijn taken waarvoor je iemand anders kan inschakelen of zelf doen later in de namiddag als je grootste aandachtsspanne is opgebruikt.

Alles in het kwadrant linksboven moet je focus hebben; dit is dringend en belangrijk dus doe je best zelf en liefst in de voormiddag. Taken die je op 5 minuten kan afhandelen, pak je meteen aan. Opdrachten die langer duren plan je op vandaag in.

De velden rechts bevatten niet zo dringende zaken. Rechtsonder probeer je te beperken tot een minimum, dit wil zeggen vermijd die situaties voor de toekomst of probeer ze te automatiseren.

Rechtsboven is wel belangrijk maar niet zo dringend. Je kan deze dus inplannen in de week of maand die bezig is.

Het Systeem

Je kan deze denkoefening herhalen voor specifieke vlakken zoals op je werk, voor je renovaties, voor je DIY-projecten of in’t algemeen. Het belangrijkste is om de 4 stappen te volgen en tijdig in te plannen om ze opnieuw te overlopen.

  1. Brain Dump
  2. Opsplitsen qua volgorde
  3. De Eisenhower Box
  4. Doen, delegeren, inplannen

Probeer het en laat me weten hoe het gegaan is.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *