|

5 Stappen naar Jouw Inbox Zero

Is jouw inbox overvol? Zucht je elke keer je je mailnotificatie hoort afgaan? Ben je oneindig veel tijd kwijt elke week om juist die specifieke mail terug te vinden? Zijn er mails die simpelweg onbeantwoord blijven of veel te laat?
Verlies nooit meer deadlines uit het oog of zelfs klanten omdat je mailbox een zwart gat geworden is. Lees hieronder mijn 5 stappen naar jouw inbox zero; een overzichtelijke, efficiënte mailbox.

Waarom zou je jouw mailbox opruimen?

Moedeloos, radeloos, hopeloos? Heel wat gevoelens kunnen je bekruipen wanneer je een mailbox opent met 134 onbehandelde mails. Wat als daar een interessante lead in verdwijnt? Wat als je meer tijd bezig bent met mails doorploeteren op zoek naar die ene dan dat je bezig kan zijn met je klanten en wat je graag doet?

Ik krijg heel veel opdrachten door via mail. Een klant weet je namelijk eenvoudig te bereiken via dat medium. Dit kan gaan van taken waar ik iemand anders voor aanstel tot opdrachten waar ik uren voor moet voorzien.

Als ik deze allemaal in mijn mailbox zou houden, zou ik snel het spoor bijster zijn. Daarom kies ik voor een gestructureerde aanpak. Naast alle reclame, korte vragen en mails die ik ooit eens wil lezen, zitten er ook belangrijke mails tussen om mijn klanten verder te helpen.

De 5 stappen naar jouw inbox zero

In vijf eenvoudige stappen heb ik voor deze structuur gezorgd. Jij kan dat ook!

Om hiermee aan de slag te gaan kan je hieronder de stappen terugvinden. Ik raad ook aan om mijn gratis E-book te raadplegen voor een uitgebreide uitleg. Je kan deze hier downloaden. De instructies zijn simpel: lees en doe. Als je verandering wilt in je het gebruik van je mailbox, moet je zelf iets veranderen. Deze hapklare stappen zijn jouw manier om je mailbox onder controle te krijgen en geen enkele mail meer te missen.

Stap 1: Creëer mappen

Afhankelijk van welke mailbox je gebruikt, kan je een map Archief reeds hebben. Hier kan je mails bewaren met de link naar fora, klantenportalen, of leveranciersportalen die je vaak nodig hebt.

Daarnaast creëer je drie extra mappen: Te Doen, Te Lezen, en Wachten Op. Deze mails laat je overeen komen met tijdsblokken in je agenda waarop je deze mails aanpakt.

Stap 2: Sorteer je mails

Deze stap zal het meeste tijd in beslag nemen. Je gaat nu je huidige mails onderverdelen in die mappen.

Als je mails tegenkomt met een taak die slechts 5 minuten in beslag neemt, voer je die meteen uit. Mails met een taak die je kan delegeren, kan je meteen doorsturen met instructies voor die persoon en slepen naar Wachten Op of in je CRM loggen met een verantwoordelijke.

Daarnaast kan je interessante mails tegenkomen die je uitgebreid wilt lezen. Dit kan gaan over reclamemails, een nieuwsbrief, een langere thread tussen collega’s of een samenvatting van een gedelegeerde taak waar je je aandacht moet kunnen bijhouden. Die gaan naar de map Te Lezen.

Dan resten nog de mails met opdrachten. Die sleep je naar je map Te Doen en behandel je tijdens de voorziene tijdsblokken.

Extra tip: je kan hierin met labels werken om prioriteiten aan te duiden of een link ernaar toevoegen aan je digitale agenda.

Stap 3: Leer je mailbox gebruiken

Dit wil zeggen dat je een vaste moment per dag voorziet om de nieuwe mails te behandelen. ’s Morgens pak je best eerst je grootste opdracht van de dag aan en daarna kan je je mails controleren.

Wanneer je je mails per map aanpakt, bepaal je zelf en hangt af van de hoeveelheid mails die je in die mappen zitten.

Stap 4: Maak je systeem efficiënt

Dan volgt de grootste gewenning aan dit nieuwe systeem: zet alle bells and whistles uit van binnenkomende mails. *zucht van opluchting*

Reclamemails en oninteressante nieuwsbrieven, die mails die je meteen verwijderd, hebben onderaan een link om je uit te schrijven. Zo verlies je geen tijd wanneer je je mails filtert.

Ook weer afhankelijk van je mailbox zijn de standaardinstellingen voor archivering en de verwijderde items. Check deze zeker zodat je niet na 30 dagen je mail niet meer terugvindt in de verwijderde items wanneer het terug een hot topic wordt.

Stap 5: Evalueer je systeem

Geen enkel systeem is permanent. Zoals ik hierboven al aankaartte, kunnen bepaalde mappen meer of minder mails bevatten na verloop van tijd. Je zal dus je tijdsblokken naargelang moeten aanpassen.

Wanneer je merkt dat je bepaalde taken niet meer zelf verwerkt krijgt, zal je een uitbesteding of aanwerving kunnen overwegen.

Voorzie dus zeker in je agenda een ogenblik om je mailbox kritisch te bekijken. Je functie of bedrijf is ook steeds in ontwikkeling en dat geldt dus ook voor je mailbox.

Conclusie

Een mail is nog steeds een populair medium maar het mag je dag niet beheersen. Breng dus je mailbox terug onder controle met deze vijf stappen naar jouw inbox zero of lees het uitgebreidere gratis E-book hierover.

Heb je nog ergens vragen over, twijfel dan niet en laat het weten. Ik hoor graag in de commentaren wat je van dit artikel of het E-book vond.

Vind je het artikel handig? Vergeet dan niet te delen.

Similar Posts

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *