Ah die is nu niet bereikbaar

Niets is zo irritant als voor een gesloten winkel te staan, of te ontdekken dat een leverancier of collega op verlof is wanneer je ze probeert te contacteren, of dat jouw contactpersoon slechts deeltijds werkt en, uiteraard, vandaag is net die dag!
Net wanneer je iemand of iets dringend nodig is, komt je tot de vaststelling “Ah die is nu niet bereikbaar”.
Waar ligt dit aan?

Verwachtingen

Er bestaat zoiets als de wet van Murphy: wat er kan mislopen, zal op een bepaald punt inderdaad mislopen. Zo zullen er ook steeds zaken mislopen waarvan je niet eens wist dat het mis kon gaan.

Jij als ondernemer echter kent het belang van verwachtingen en de sterke band ervan met klanttevredenheid. Daarom bekijken we vandaag wat jij eraan kunt doen om de verwachtingen van je klanten, partners en leveranciers zo correct mogelijk in te stellen. Heel specifiek zelfs: i.v.m. bereikbaarheid.

Hoe creëer je verwachtingen?

Wat een klant of partner van je verwacht, hangt af van je eigen communicatie. Wat heb je laten weten?

Allereerst ga je nagaan hoe anderen je proberen te contacteren. Wanneer je werkt met een fysieke locatie, een website, social media en online of offline advertenties, vermeld je hier hoe ze je kunnen contacteren.

  • Openingsuren ter plaatse uithangen en best een telefoonnummer of mailadres als ze toch voor gesloten deuren zouden staan.
  • Ook de openingsuren en contactgegevens in de zoekmachines.
  • Openingsuren en contactgegevens op je website.
  • Openingsuren en contactgegevens op de sociale media-kanalen.
  • De mailboxen van de verspreidde adressen (standaard ‘out of office’-bericht en de mailhandtekening).
  • Het opgegeven telefoonnummer en bijhorende voicemailbericht.

Wanneer er iets wijzigt aan de contactmanieren, moet je dit op al die plaatsen aanpassen.

Het standaard ‘out of office’-bericht dat ik hierboven vermeld, is een ondergewaardeerd en vaak ook ongebruikte tool om aan te geven wat de andere persoon mag verwachten. Stel dat iemand je probeert te contacteren per mail. Dan is het aangenaam een bericht terug te krijgen “We hebben je bericht goed ontvangen. Ik werk halftijds en reageer meestal binnen twee werkdagen op mijn mails. Voor dringende zaken kan je het kantoor bellen op 011/xx.xx.xx tijdens kantooruren.” De persoon die je probeert te contacteren, weet meteen waar hij/zij aan toe is en wat die kan verwachten. Zo vermijd je

Er kunnen ook onregelmatigheden zijn. Stel dat iemand uitzonderlijk afwezig is zoals bij een vakantie. Die kan dit melden vanaf een paar weken op voorhand onderaan elke mails en zelfs op de voicemail als die een aparte heeft.

Het is ook mogelijk dat er een vakantiesluiting is van het bedrijf. Dit ga je op alle bovenstaande plaatsen aanduiden. Vergeet zeker niet je afsprakenplanner aan te passen als je daarmee werkt. Je kan zelfs je marketing content erop aanpassen zodat je toch zichtbaar blijft maar iedereen duidelijk ingelicht is dat ze je een bepaalde periode niet kunnen bereiken.

Een belangrijke caveat

Wanneer je terug bereikbaar bent, moet je ook terug bereikbaar zijn. Dat klinkt misschien logisch maar jij kan je gerust ook herinneren de laatste keer dat je iemand probeerde te contacteren en er een out of office terugkeert die meldt dat je contactpersoon vorige week in verlof was. Het doet deugd dat de mensen er meteen terug invliegen na een pauze maar dit komt niet professioneel over.

Zelfs een extra caveat of tip bij dit artikel: onderschat niet de impact van je contactgegevens in de zoekmachines. Weinigen klikken nog door naar je website en als daar de melding staat “opgelet: uren kunnen afwijken door opgelegde maatregelen van de overheid. Controleer steeds de recentste wijzigingen”, kan de onzekerheid over de informatie ervoor zorgen dat ze naar een concullega stappen.

Conclusie

Dat is deze keer een hele korte. Je contactgegevens creëren verwachtingen dus zorg dat je die correct communiceert en up-to-date houdt. Zo zal je niemand teleurstellen met “ah die is nu niet bereikbaar”.

Waar staan jouw contactgegevens en kloppen die nog steeds? Drop het in de commentaren.

Similar Posts

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *