De A.N.F.R.A.-methode: 5 stappen naar jouw efficiënte business
Wanneer je als ondernemer een zaak wil op poten zetten, gaat er veel aandacht naar je personal brand en dit aspect moet je regelmatig terug onder de loep nemen.
Als de omzetdoelen vergroten, wordt er gekeken naar meer inzet op vlak van marketing. Je wilt meer omzet dus meer klanten dus moet je meer reclame maken.
Beide zijn onmiskenbaar belangrijke delen om je bedrijf op de markt te plaatsen maar daarnaast wordt vaak vergeten naar de basis te kijken. Ontdek daarom de 5 stappen naar jouw efficiënte business, zoals ik die al vaak heb toegepast.
Wanneer je een business wilt opbouwen of doen groeien, moeten de stappen binnen je bedrijf op punt staan, en deze groei dien je te voorzien in je procedures; dit zijn de specifieke stappen die je met een klant doorloopt om van leads fans te maken.
A.N.F.R.A.
Pas wanneer ik mijn gedachten ordende, mij focuste op mijn doelen en mijn aanpak systematiseerde, was ik in de mogelijkheid om meer ondernemers te helpen hun business aan te pakken. Zo kan ook jij met mijn gestructureerde A.N.F.R.A.-methode jouw processen onder de loep nemen en de zaak opbouwen die jij wenst. Lees snel verder voor die 5 stappen naar jouw efficiënte business.
Waarom lukt het je niet?
Met meer dan 15 jaren ervaring in administratie kwam ik steeds obstakels van zaakvoerders tegen waardoor hun business niet groeide. De mindset zat goed, de wens te groeien was prominent aanwezig en zelfs het harde werk hadden ze er volledig voor over. Toch slaagden ze er niet in hun doelen te behalen. Het lukt hen niet de juiste stappen te ondernemen.
Daarom moet je even wat tijd weg nemen om te werken aan je business. Al is het even een uurtje om vanop een afstand naar je zaak te kijken hoe dit bij jou zit. Ik spreek hierbij vaak over werken V.I.A. je business en dat je hier de juiste verhoudingen in moet vinden. Lees snel verder voor enkele voorbeelden.
In de bouwsector
Zo heb ik meegewerkt in een bloeiende bouwfirma die een vaste klantenbasis had. Dat zorgde voor een comfortabele omzet maar de baas wou zijn marktaandeel vergroten. Zo werd er volop ingezet op offerteaanvragen ontvangen en die met een heel sterke prijszetting te beantwoorden. Ondanks dat hij vaak als goedkoopste uit de bus kon komen, haalde de firma toch niet de contracten binnen. Het ontbrak hen namelijk aan een degelijke opvolgingsprocedure.
Van zodra ik deze procedure gestructureerd had en stapsgewijs anderen had aangeleerd deze stappen ook te volgen, kon de firma groeien van 2 werknemers op kantoor naar 10 om alle projecten in goede banen te leiden.
Nadat ik die procedure geoptimaliseerd had, was de baas zo tevreden dat ik elke herstructurering door het groeiende personeelsbestand heb mogen leiden.
In de medische sector
Daar blijft het niet bij. Zoals je wel weet, werkt een multinational met diverse afdelingen. Zo’n bedrijf waar ik gewerkt heb, had naast zijn aankoopdienst voor grondstoffen een technische aankoopdienst specifiek voor machine-onderdelen en klein materieel. Deze dienst werd als het kleine broertje beschouwd en werkte weinig gestructureerd. Zo hadden de medewerkers van deze afdeling een volledig aparte software te hanteren en verloor veel efficiëntie tegenover de rest van de firma. Machine-onderdelen te laat ontvangen of bestellingen die niet door de verantwoordelijken doorgegeven werden aan de leveranciers hadden verregaande gevolgen.
Toen de volledige firma overschakelde naar SAP, vormde dit een aparte uitdaging voor de technische aankoopdienst waar slechts een beperkt aantal mensen de software van kenden om dan te incorporeren in het SAP-systeem. Ik stond mee in voor de mutatie van gegevens, het instellen van de nodige rapporteringssystemen en het creëren van handleidingen. Daarna kon de afdelingschef eenvoudig opvolgen hoeveel aankopen lopende waren, wanneer de goederen zouden binnenkomen en of de prijszetting binnen budget lag.
In de detailhandel
Omdat ik graag het getal 3 heb, geef ik zelfs nog een derde voorbeeld. Ik wil nog heel graag vertellen over een detailhandel die heel wat te verduren kreeg door de groeiende tendens meer online te kopen, zelfs voor de kolossale impact die Covid-19 op de wereld heeft gehad. Hierdoor werd het personeelsbestand verkleint en werd het prangende probleem van “uitvoeren zonder overzicht” steeds groter.
Ik werd ingeschakeld om het verkoopproces om te zetten in een overzichtelijke workflow waarvan rapporten kunnen getrokken worden, met de nodige handleidingen. Nu kunnen de verkopers zich terug op de klanten concentreren en de baas zich op zijn business en zijn toekomstvisie.
Al deze ervaringen en meer heb ik samengebracht in een gestructureerde methode waarbij we jouw administratieve procedures onder de loep nemen, de toekomstvisie van jou als zaakvoerder toetsen aan duidelijk omschreven doelen en resultaten, een gericht actieplan samenstellen en je leert om de juiste communicatielijnen en rapporten te gebruiken. Deze A.N.F.R.A.-methode is opgesteld in 5 eenvoudige stappen naar een efficiënte business.
De 5 stappen van de A.N.F.R.A.-methode
Als eerste stap gaan we de huidige situatie en gebruikte systemen vaststellen. Dit kan gaan van een interview tot in-depth je softwarepakket(ten) leren kennen.
In de tweede stap zal ik je een rapport bezorgen van je procedures en enkele belangrijke KPI’s van je zaak. Zo kennen we je huidige flow en verkrijg je al meer zicht op je business.
Dan kunnen we je doelen en prioriteiten vastleggen. Pas wanneer je weet waar je bent en waar je naartoe wilt, kan je hier prioriteiten in bepalen.
Al deze gegevens zal ik dan gebruiken om jouw derde fase aan te vatten.
Nu is het tijd voor een plan van aanpak naar jouw administratieve flow. Het is gedaan met opkijken tegen je administratieve rompslomp. Vanaf deze stap zal je weten wat vlotter kan gaan of misschien zelfs overbodige, tijdrovende stappen waren.
Vooruitgang is de doelstelling maar hoe weet je of die er is? Je kent ondertussen je situatie, je weet waar de verbeterpunten zijn en waar je naartoe wilt. In de vierde stap werk ik uit hoe je alles opvolgt. Dit is de fase waarin we communicatielijnen, back-upsystemen en rapporten vastleggen. Enkel zo kan je je nieuw verworven inzicht en overzicht behouden.
Administratie, structuur en efficiëntie zijn aspecten die je regelmatig moet onder de loep nemen. “Werkt dit nog voor mij?”, “Is het tijd voor een nieuwe werknemer?”, “Zijn er systemen ontwikkeld die beter passen bij mijn firma?”
In de vijfde stap voorzie ik je van handleidingen en rapporten waardoor je perfect zelf kan opvolgen of alles nog steeds naar wens verloopt en of er een nieuwe uitbreiding kan gebeuren. Jij zal als zaakvoerder aan ’t roer staan van je schip en kunnen focussen op je core business en je klantenservice. Vanaf nu ben je een ondernemer die met enkele muisklikken weet hoe het gaat in je zaak en weet wat er te doen is. Zo kan je bijsturen waar nodig.
Inzicht en overzicht
Met deze 5 stappen naar je eigen efficiënte business zal je stevig in je schoenen staan en kunnen knallen. Het is zo eenvoudig wanneer je met mij deze fases aanvangt.
- Aard van het beestje. Huidige systemen en gebruikte procedures onder de loep nemen.
- Neuzen in dezelfde richting. Analyse van je procedures, en aan de hand hiervan je doelen en prioriteiten stellen.
- Focus op de kraan en dan pas op het dweilen. Samenstellen van jouw actieplan naar je doelen.
- Roep niet in de woestijn. Communicatielijnen, back-upsystemen en rapporten in kaart brengen.
- Aanhouder wint. Handleidingen van de procedures en rapporteringen om zo je groei te kunnen volgen.
Of je nu starter of groeiende zaak bent, ik geloof dat iedereen zijn business naar wens kan uitbouwen mits ze procedures en rapporten gebruiken die bij hen passen. Alles is dus mogelijk als je je ervoor engageert.
Check hier wanneer de volgende workshop Pitstop zal doorgaan. Hier leer je diepgaander over de A.N.F.R.A.-methode met een concreet uitgewerkt actieplan voor een specifiek proces. Zo kan je erna zelf in deze 5 stappen je doelen behalen, zonder angst voor administratieve rompslomp, omdat jij weet dat je kunt vertrouwen op Anfra Care.
