| |

Goede afspraken met je boekhouder

Boekhouders hebben zich steeds aan de regels te houden en scholen zich steeds bij. Zo zorgen ze ervoor dat ze jou optimaal kunnen helpen en het maximale uit je zaak halen.
Wanneer je een boekhouder kiest, is het belangrijk te kijken naar betrouwbaarheid, bereikbaarheid, kennis van jouw sector, en tarieven.
Ook is het enorm belangrijk om goede afspraken met je boekhouder te maken. Hoe lever je de documenten aan? Wat is de deadline daarvoor? Hoe en wanneer is het kantoor bereikbaar? Hoe snel mag je antwoord verwachten? Wanneer krijg je financiële rapporten?

Hoe vaak ga je afspreken?

Dit is geen eenvoudige vraag. Het hangt namelijk af van je eigen bedrijf, de grootte en de fase.

Wanneer je een stabiele sector en omzet hebt, zal je financieel weinig verrassingen tegenkomen. Zo weet je prognoses op te stellen van de RSZ-betalingen, de voorschotten voor de belastingen zijn elk jaar hetzelfde, en je bent op de hoogte van de mogelijke investeringen, kapitalen en jaarlijkse of meer-jaarlijkse kosten. Denk hierbij maar aan de verzekeringen of de investeringen in materieel om de paar jaren.

Ik raad aan om na de aangifte van de personenbelastingen samen te zitten om het lopend boekjaar fiscaal te optimaliseren. Dan weet je of je nog investeringen hoort te doen met fiscaal voordeel, voorafbetalingen moet doen aan de RSZ of belastingen, of onkosten mag maken.

Daarnaast is het ook aangeraden om in de loop van het voorjaar samen te zitten i.v.m. het voorbije boekingsjaar. Dan kan je bespreken over hoeveel jaar je afschrijvingen lopen, of de onkosten en investeringen op de juiste rekeningen verdeeld zijn en wat je toekomstplannen zijn.

Als je daarentegen met tegenslagen te kampen hebt (zoals terugvallen op premies tijdens de Corona-crisis of een investering die niets blijkt op te leveren), spreek je best extra af met je boekhouder. Dan kom je te weten wat dit betekent voor je jaarresultaat en dus je RSZ-betalingen en voorschotten voor de belastingen.

Wanneer je bedrijf toe is aan groei, je financieringen of investeringen overweegt, bespreek je dit ook met je boekhouder. Sommige opties lijken vanzelfsprekend maar kunnen een grote impact maken op je jaarresultaat.

Zo herinner ik me het verhaal van een zelfstandige in de bouw die wou investeren in vastgoed. Hij had namelijk heel wat winsten kunnen produceren en vastgoed leek the way to go.

Enthousiast kocht hij een huis om te renoveren en te verkopen. Alle verbouwingen liepen zoals te verwachten; af en toe een kleine tegenslag zoals vertragingen in de leveringstermijn maar niets fundamenteels of met grote onvoorziene onkosten. Toen het op verkopen kwam, raakte het huis niet zo vlot van de hand. Hierdoor lag de verkoopdatum een inkomstenjaar later dan verwacht en was de winst minder groot. Geen probleem zou je denken; er is toch nog sprake van winst!

De aankoop van het vastgoed lag echter 2 inkomstenjaren ervoor waardoor zijn verhoogde waarde in eigendom belast werd. Die centen moesten er zelfs liggen vooraleer de verkoop rond was.

De boekhouder werd erbij gehaald hoe dit aangepakt kon worden. Afbetalingsplan? Intresten riskeren door te wachten op de notarisafspraak? Financiering aangaan om te overbruggen?

De reactie had hij echter niet verwacht: “Je had je vastgoed moeten aankopen onder een BVBA (daar was toen nog sprake van).” Had hij maar met zijn boekhouder afgesproken voordat hij investeerde!

Het is allemaal in orde gekomen met hem en zijn zaak (ja, intussen heeft hij een BV) maar hij had zich kunnen besparen van veel leed als hij goede afspraken met zijn boekhouder had gemaakt.

Wat kan je aan je boekhouder vragen?

Boekhouders zeggen vaak dat 2 op 3 telefoontjes en mails niet gaan over financiële zaken. Ze worden gecontacteerd omdat het gaat over een €-teken, dus inkomsten en uitgaven. Toch is niet elke vraag i.v.m. geld om te stellen aan je boekhouder.

Je kan bij je boekhouder terecht voor:

  • (tussentijdse) resultaten
  • Btw-aangiftes
  • belastingaangiftes
  • fiscale optimalisatie
  • financieel advies
  • bijstand bij controles

Niet al deze diensten vallen onder hun standaardtarief of -service. Daarom is het heel belangrijk om te zorgen voor goede afspraken met je boekhouder.

“Maar ik heb nog vragen!”

Stel dat je hebt besproken een financiering aan te gaan voor een belangrijke investering. Er zijn dan boekhouders die doorverwijzen naar een bepaalde bank ‘omdat een andere cliënt van hen daar goed geholpen is‘. Dit is geen gegronde keuze waarmee jij als ondernemer beslissingen kan nemen. Kijk je opties na vooraleer je één mening volgt.

Een boekhouder kan bijvoorbeeld ook vaststellen dat je veel of weinig verzekeringen betaalt. Het is niet zijn expertise om te weten waaraan dit ligt. Werk samen met onafhankelijke verzekeringsmakelaars die meerdere maatschappijen controleren voor de beste dekking aan de beste prijs.

Wanneer jij je documenten bezorgd aan je boekhouder, zal die niet automatisch controleren of je alles bezorgd hebt. Als je werkt met een dubbele boekhouding, zouden veel vergetelheden al aan het licht moeten komen bij het inboeken. Toch is het nog steeds aan jou of je personeel om na te gaan hoeveel cash er bij jou aanwezig is en om de documenten effectief te bezorgen zodat Btw kan afgetrokken worden (geen factuur = niet op de aangifte).

Veel boekhouders hebben goede contacten met verscheidene sociale secretariaten. Vaak bieden ze als service dat ze helpen met de opstart van een onderneming zodat jij kan beginnen werken aan je passie zonder teveel rompslomp. Hierdoor gebeurt het vaak dat het boekhoudkantoor achteraf de contactpersoon blijft i.v.m. premies, KBO-wijzigingen, of KMO-portefeuille. Doordat dit echter niet bij het standaardtakenpakket hoort, gebeuren die taken niet, halfslachtig of laattijdig. Dit kan problemen opleveren en moet je dus goede afspraken met je boekhouder over maken.

Dan heb je nood aan extra administratieve kracht

Wanneer je goede afspraken met je boekhouder maakt, kan je vaststellen of je af en toe wel die diensten nodig hebt.

Als één van bovenstaande taken niet wordt aangeboden door je boekhouder, kan je gebruik maken van de dienst Plus Admin Power of PAP. Hiervoor kan je een kennismakingsgesprek inplannen via de link. Dit is een vrijblijvend gesprek om na te gaan of we jou kunnen verder helpen aanvullend op je afspraken met je boekhouder.

Maak dus goede afspraken met je boekhouder

Als je het niet weet, kan je er niet op anticiperen. Aangezien Anfra Care draait om efficiënt ondernemen, kunnen we enkel aanraden met al je partners goede afspraken te maken.

Ga het gesprek aan, minimaal twee keer per jaar, zodat jij winstgevend met je passie kunt bezig blijven. En dit uiteraard fiscaal geoptimaliseerd.

Similar Posts

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *