Hoe beheer je je tijd en taken? Met Google Cal en Todoist

Als je veel wilt doen, hebben en bereiken, hoort daar wat tegenover te staan. Je moet terug leren dromen, prioriteiten stellen, planningen maken, uitvoeren en steeds bijleren hoe het beter kan. Ik heb al geschreven hoe je je passie kan ontdekken. In een ander bericht beschrijf ik hoe je doelen kan opsplitsen in hapklare brokken of deeltaken. Wanneer de takenlijst te lang wordt, kan je deze opsplitsen met de Eisenhower Matrix. Nu leg ik uit hoe ik Google Calendar en Todoist toepas om mijn agenda en taken onder controle te houden.

Google Calendar

Google heeft ons voorzien van een sterk agendasysteem. Zo kan je bijvoorbeeld meerdere agenda’s creëren met elk zijn eigen kleur en standaardinstellingen voor nieuwe afspraken. Het is bovendien enorm eenvoudig om herhaalafspraken in te geven.

Google Calendar is trouwens bereikbaar via je gsm, tablet en laptop en heeft bij elke optie een overzichtelijke lay-out. Je kiest zelf welke agenda’s zichtbaar zijn en of je de agenda raadpleegt in een dag-, 3 dagen-, week- of maandoverzicht.

Per afspraak kan je geen tot meerdere meldingen instellen zodat je bijvoorbeeld een dag op voorhand of op het startuur nog een herinnering ontvangt op je scherm, als mail of als sms.

Wanneer je de locatie in je afspraak invult, wordt dit gelinkt met Google Maps en kan je routes berekenen of zelfs als GPS gebruiken.

Tenslotte is er ook nog een leuke functie voor taken en herinneringen. Hierdoor moet je dus de applicatie zelfs niet meer verlaten.

Todoist

Todoist is een applicatie die zich heeft toegespitst op takenlijsten. Als je dus geen voldoening krijgt aan de takenfunctie van Google, kies je best hiervoor. Het is een zeer flexibele app die eenvoudig te gebruiken is.

Zo is deze ook bereikbaar via je gsm, tablet of laptop en bieden de makers een overzichtelijke lijst. Je kan deze instellen per creatiedatum, vervaldag, alfabetisch of per prioriteit. Jouw startpagina kan je bovendien personaliseren. Je kiest eenvoudig om enkel je taken voor vandaag te zien, je volledige inbox of voor de komende 7 dagen.

Je herinneringen en meldingen om iets te doen kan je ook instellen naar believen. Er is bijvoorbeeld de optie om elke dag een mail te ontvangen met een dagoverzicht. Je kan eveneens vanuit de app een dagelijks overzicht krijgen. Wanneer je een uur hebt ingevuld bij de deadline, kan je ook een melding krijgen een paar uur vooraf, een half uur op voorhand of op het startuur.

Mijn Toepassingen

Als ik mijn agendasysteem in Google Calendar bekijk, zie ik graag alle agendakleuren. Aangezien mijn agenda’s zijn ingedeeld in werk, ontspanning en standaardtaken, zou ik dagelijks elke kleur moeten zien. Zo kan ik visueel opvolgen dat ik aan elk gebied voldoende tijd en aandacht besteed.

In Google Calendar heb ik blokken ingepland voor mijn wederkerende activiteiten zoals werk, familiebezoeken, uren dat ik standaard onderweg ben en ook blokken voor eenmalige evenementen zoals vakanties, feesten en daguitstappen. Dit zijn afgesproken tijdsperiodes die ik niet mag vergeten en niet omheen kan.

Wanneer ik dan mijn taken overloop, voorzie ik vaste momenten voor wederkerende opdrachten in Google Calendar. Zo ben ik er zeker van dat ik voldoende tijd ervoor vrij hou.

Voor korte opdrachten of eenmalige taken gebruik ik echter Todoist via Trello. Ik heb al eerder uitgelegd hoe Trello voor mij dienst doet als management tool. Wanneer ik dus een opdracht of voor mezelf vastleg, voeg ik deze toe aan het respectievelijke bord van taken of dromen. Op het ogenblik dat ik een vervaldatum toevoeg aan de kaart, verplaatst deze automatisch naar een hoofdbord waar ik mijn deadlines opvolg. Dit laatste bord is gelinkt aan Todoist. Binnen het kwartier is er een taak gecreëerd in Todoist met de omschrijving zoals op de kaart en met dezelfde vervaldag.

In de applicatie van Todoist heb ik volgende instellingen. ‘s Ochtends gaat een melding af op mijn gsm met de taken voor vandaag. Aan de hand hiervan weet ik wat me te doen staat en begin ik ijverig aan mijn dag door mijn bed op te maken en me klaar te maken. Wanneer ik daarna aan mijn laptop werk, kan ik aan de hand van de dagelijkse mail mijn takenlijst afwerken. Als je ook eens wilt proberen, volg dan zeker deze affiliate link.

Wanneer het niet lukt

Er zijn soms dagen dat de planning niet strikt kan gevolgd worden, ook al voorzie ik spelingsruimte. In Todoist is het zeer eenvoudig om taken opnieuw te plannen naar een beter ogenblik. Ik open dan Google Cal, kies de gewenste lay-out en kan in één oogopslag zien wanneer de taak beter tot een goed einde gebracht kan worden.

Welke agenda gebruik jij en hoe hou jij overzicht op je takenlijst?

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *