| | |

KPI’s of kerncijfers

Weet jij waarmee je bezig bent? Je kan op zelfstandige basis veel uren werken maar als je niet bezig bent met je KPI’s of kerncijfers, weet je niet of je succesvol bent. Dan ben je niet op de hoogte of je voldoende aanrekent, alles factureert, alles betaald wordt en zelf alles betaalt. Je zou zo maar eens failliet kunnen gaan zonder dat je het zag aankomen.

Wat zijn KPI’s?

KPI is de afkorting voor Key Performance Indicators, Kritieke Prestatie-Indicatoren of ruwweg vertaald naar sleutelindicatoren voor je resultaten. Om niet met termen te gooien of toch zeker niet afkortingen waarbij je elke keer moet nadenken “waar stond die nou alweer voor?”, gebruik ik meestal het woord “kerncijfers”.

Er bestaat een kerncijfer voor elke beweging die er in je bedrijf gebeurt. Daarmee kan je je processen en resultaten in kaart brengen.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan de liquiditeitsratio (de verhouding van verkoopbare middelen tegenover de schulden) dat je in het oog houdt in het financiële luik. Een ander voorbeeld is je conversieratio (de verhouding nieuwe klanten tegenover de mensen die je reclame gezien/gehoord hebben) op marketingvlak.

Waarom moet je de KPI’s of kerncijfers opvolgen?

Elk kerncijfer is een momentopname, een bepaald resultaat dat je op die moment of over een specifieke periode meet. We werken met kerncijfers omdat jij als zaakvoerder inzicht en overzicht moet behouden. Het opvolgen van elk individueel dossier of elke bestelling hoort bij het dagelijkse of wekelijkse proces.
Deze kerncijfers daarentegen ga je niet dagelijks in het oog houden. Je neemt ze erbij op de moment dat je je bedrijf evalueert. Dit kan gaan over maandelijkse opvolging of slechts per kwartaal, half jaar of jaar.

De reden dat je ze opvolgt, is omdat een los cijfer weinig betekenis geeft. De momentopnames die je doet, moet je vergelijken met vorige periodes en waar je naartoe wilt.

Welke kerncijfers ga je opvolgen?

Er zijn zoveel KPI’s om in het oog te kunnen houden dat het opvolgen wordt opgesplitst of geconcentreerd.

Als je bedrijf bestaat uit meerdere afdelingen met elk een eigen manager, kan elk van hen zijn of haar desbetreffende tak opvolgen en de bijhorende kerncijfers. Je kan ook zonder hiërarchie van middenmanagement werken. Dan valt die taak aan jou als zaakvoerder om het overzicht te behouden.

Groeifase

Afhankelijk van de groeifase van je firma en de huidige businessdoelen, zal je andere cijfers opvolgen. Welke dat exact zijn, spreek je best af met de aanspreekpunten binnen je team. Dat bestaat uit je marketingverantwoordelijke, boekhouder of financieel adviseur, je hoofdverkoper, en je management assistent.

Vitale kerncijfers

KPI’s of kerncijfers die ik vanuit administratief standpunt vitaal vind, dus voor elke business of fase, zijn de conversies van je specifieke marketingacties en -kanalen, de doorlooptijd van je klanten en de ratio tijdige betalingen (zowel van klanten als aan leveranciers).

Ik leg je even uit waarom. Je moet weten waarop te focussen om nieuwe klanten aan te trekken (marketing) zodat je daar je tijd aan spendeert en niet nodeloos je tijd, energie en geld uitgeeft aan de foute kanalen of de foute boodschap. Dat zou niet efficiënt zijn.
Vervolgens is je kennis over de normale doorlooptijd voor klanten belangrijk om te weten wanneer iets abnormaal lang duurt en er dus alarmbellen moeten afgaan. Je kan dit volgen door in ’t algemeen na te gaan hoeveel tijd er verloopt tussen de bestelling en de afronding ervan (geleverd, betaald en gefactureerd). Je kan ook voor elke stap nagaan wanneer iets problemen kan gaan opleveren. Zo kan de leveringstermijn oplopen; hiervan dien je de klant te verwittigen.

Resultaat = tevreden klanten met alle positieve gevolgen van dien.

Dat zou zich tenslotte moeten vertalen in een vlotte betaling. Hiervoor ga je je percentage tijdige betalingen opvolgen.

Wanneer er zich dan een kerncijfer “raar” gedraagt, afwijkend is van wat je verwacht of consistent behaalt, kan je in je processen nagaan waaraan dit ligt.

Conclusie

Na het lezen van dit artikel ga je al beter weten wat KPI’s of kerncijfers zijn. Het zal je ook duidelijk zijn dat je moet weten waar je mee bezig bent om succesvol te kunnen zijn.

Laat in de commentaren weten welke kerncijfers jij momenteel in de gaten houdt, of stuur een bericht als je nog ergens vragen bij hebt.

Similar Posts

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *