Vooraleer je aanwerft, start je best hier!

Had elke dag maar 48 uren ter beschikking! Had ik maar een kloon van mezelf rondlopen! Ik wou dat ik 4 handen had!
Klinkt dit bekend in de oren?
Veel zelfstandigen werken de benen onder hun lijf uit, kloppen zotte uren soms – “Ja maar de klant wil dit tegen morgen” – en ’s nachts blijft de mallemolen in het hoofd verder draaien.
En daar sta je dan, klaar om iemand (extra) in dienst te nemen.
Stop!
Vooraleer je aanwerft, start je best hier.
Vooraleer je tijd investeert in iemand nieuw, kijk je eerst na of je bedrijf wel klaar is daarvoor.

Systems ready?

Wanneer je iemand nieuw in je bedrijf wilt brengen, zal die taken moeten aanleren en op dezelfde manier uitvoeren als hoe jij het doet. Ga dus alvast na of dit nu ook gebeurt in je zaak.

Check hierbij je verschillende processen: marketing, verkoop, administratie en boekhouding, en personeelszaken. Voer je alle taken steeds op dezelfde manier en regelmaat uit? Proficiat! Dan werk je met systemen.

Als je enkele tips wilt om te systematiseren, kan je hier terecht.

Set? Go!

Wanneer je de taken steevast (laat) uitvoeren op dezelfde manier, komt de stap naar digitalisering heel snel kijken. Pas dan kan je verder werken aan de volgende stap: automatiseren.

Waarom zou je zelfs maar een kwartier bezig willen zijn met monotoon klikwerk? Dat is een kwartier waarbij je een klant kon verder helpen of een praatje kon houden met een medewerker i.v.m. nieuwe ideeën of opgekomen issues.

Stel dus een checklist op welke functies nodig zijn en welke cijfers je wilt kunnen opvolgen. Daarmee kan je aan de slag. Stel zeker ook je vraag bij andere ondernemers. Niet elke softwareproducent is even gekend maar kan wel exact die hiaat vullen die jij nodig hebt. Als je nog geen lid bent van de Facebook-groep Boost Je Efficiëntie, kom je dan zeker snel aanmelden.

Als je taken wilt ontdekken die schreeuwen om automatisatie, kan je er hier over verder lezen.

Of toch maar lekker niet?

De vraag die je je dan kan stellen, is “ben ik de juiste persoon om deze taak te doen?” Efficiënt ondernemen is ook een kwestie van de juiste persoon aan de juiste taak. Bepaalde taken kunnen enkel door de zaakvoerder uitgevoerd worden. Al de rest kan je dus uitbesteden, zelfs de taken die net jouw passie vormen! Aan dat soort taken zullen we maar niet komen als het gaat over delegeren.

Taken die wel geëvalueerd kunnen worden. kan je in een overzicht plaatsen en overlopen met de personen die ze uitvoeren. Hiervoor zijn je evaluatiegesprekken ideaal.

  • Doen ze de taken graag?
  • Krijgen ze alles gecombineerd in hun werkrooster?
  • Zijn er taken die ze liever gecombineerd zien?
  • Welke taken eisen hun energie maar geven geen voldoening meer?

Op basis van die gesprekken en je eigen overzichten kan je bekijken wat van uitvoerder mag/kan/moet veranderen. Lees ook zeker dit artikel over delegeren.

Pas wanneer je de taken niet meer efficiënt uitgevoerd krijgt met de bestaande werkkracht, kan je uitbesteden of aanwerven overwegen.

MAM

Eén manier om aan je overzicht van taken te beginnen, is door te weten wat er dient te gebeuren. Vooraleer je aanwerft, start je best hier!

Daarom heb ik een Management Assistent in je Mailbox gecreëerd, of kortweg MAM. Deze dame duikt elke zondagavond op met een lach, wat advies en de taken die je de komende week hoort aan te pakken. Ook al heb je een aantal ervan/ze allemaal gedelegeerd, jij als zaakvoerder hoort ze op te volgen.

Waarmee ga jij aan de slag? Want als je niet wou aanwerven, was je dit artikel niet aan het lezen. Vooraleer je aanwerft, start je best hier met lezen, dan je systemen checken, om daarna te kijken naar automatiseren en delegeren. Wanneer je systemen optimaal werken, kan je een nieuwe werknemer zoeken. Iemand die past bij je bedrijfscultuur en systemen.

Veel succes!

Similar Posts

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *