| | |

Zo volg je rapporten op

Je hoort langs alle kanten dat je ook moet werken aan je business. Daarbij komt steevast de vragen naar boven “hoe doe ik dat”, “wanneer doe ik dat”, en “wat moet ik opvolgen?”
In dit artikel kan je er alles over lezen. Zo volg je rapporten op.

Wat verstaan we onder KPI’s?

KPI is de afkorting voor Key Performance Indicators, Kritieke Prestatie-Indicatoren of ruwweg vertaald naar sleutelindicatoren voor je resultaten. Om niet met termen te gooien of toch zeker niet afkortingen waarbij je elke keer moet nadenken “waar stond die nou alweer voor?”, gebruik ik meestal het woord “kerncijfers”. Er bestaat een kerncijfer voor elke beweging die er in je bedrijf gebeurt. Daarmee kan je je processen en resultaten in kaart brengen.

Als je meer wilt te weten komen over KPI’s of kerncijfers, kan je dit artikel lezen.

Wat verstaan we onder rapporten?

Als we spreken over rapporten, beeld je je waarschijnlijk automatisch grafieken en schijfdiagrammen in. Ja dat hoort er ook bij.

Eén rapport kan bestaan uit visuele overzichten maar ook uit cijfermateriaal zoals je conversieratio’s, bepaalde waardes, of zelfs lijsten van afwijkingen op de standaardprocessen.

Ik geef je enkele voorbeelden.

Als je verdelingen visueel wilt voorstellen, zal je hiervoor schijfdiagrammen gebruiken. Wanneer je 2 variabelen tegenover elkaar wilt vergelijken, zoals je bereik in de loop van de voorbije maand, werk je beter met grafieken.

Ook kan je met lijsten werken zoals “alle bestellingen ouder dan een week waarvoor ik nog geen orderbevestiging heb” of “lopende bestellingen ouder dan 10 weken”.

Rapporten kunnen dus gaan over het opvolgen van bepaalde kerncijfers maar ook van afwijkingen op het normale proces.

Welke kerncijfers zijn belangrijk?

Wanneer je je processen uitwerkt, moet je dus de alarmbellen bepalen en instellen.

  • Vanaf hoeveel ongelezen mails in de hoofdmailbox moet er hulp ingeroepen worden?
  • Hoeveel orderbevestigingen mogen maximaal onverwerkt staan? Of binnen hoeveel tijd moeten ze verwerkt zijn?
  • Hoe lang is de maximale doorlooptijd voor de bestellingen van je klanten?
  • Wat betekent dit voor elke stap in dat proces?
  • Hoeveel mensen wil je elke week bereiken via sociale media?
  • Na hoeveel dagen stuur je de eerste aanmaning? En de tweede?

Al deze waarden bepalen een rapportering die je hoort op te volgen.

Hoe snel kan jij je rapporten trekken?

Het algemene mailadres dat op je website staat, zal voor meerdere medewerkers toegankelijk zijn, inclusief jezelf. Als je wilt weten of deze goed bijgehouden wordt, kan je dus eenvoudig even de inbox openen.

Voor een aantal kerncijfers kan je automatische alarmbellen inschakelen. Denk hierbij maar aan de aanmaningen en offertes die gaan vervallen. Sneller kan dus niet.

Andere kerncijfers zal je manueel moeten opvragen. Ga eens na of jij (of je medewerker) hiervoor op 5 plaatsen cijfers moet gaan opzoeken om één samenhangend rapport samen te stellen of dat je efficiënt onderneemt en met enkele klikken een rapport hebt waaruit je waardevolle informatie kan ontlenen. Ik moet je niet uitleggen waarnaar mijn voorkeur gaat.

Hoe vaak volg je ze op?

Er zijn rapporten die je gaat opvolgen om de dagelijkse gang van zaken in het oog te houden. Dit kan gaan over de verwerking van bestellingen, de uitvoering van je marketingplan, en de opvolging van betalingen (inkomend en uitgaand). Deze raad ik aan wekelijks op te volgen zodat je tijdig kan ingrijpen als iets mis dreigt te lopen.

Op vlak van financiën controleer je minstens of alle nodige documenten geboekt zijn, aan welke marges je werkt en of hoeveel winst of verlies je hebt geboekt in die periode. Deze rapporten volg je best op per Btw-aangifte.

Dan heb je ook het vlak van marketing. Vooral de analyse ervan. Elke maand ga je nagaan of je acties de nodige reacties uitlokken. Hiermee wil ik zeggen dat je activiteit naar je doelgroep toe moet converteren in klanten. Zo kan je tijdig bijsturen.
Per kwartaal evalueer je dan je plan en de strategie erachter. Succesvolle kanalen moet je meer benutten en content die de mensen meer aanspreekt, moet je verhogen in frequentie. Ontbreekt het aan beiden, dan moet je de boodschap en kanalen onder de loep nemen.

Afhankelijk van de doelen waar je op die moment op focust, kan je afwijken van de frequentie of zal je onderliggende kerncijfers in de gaten houden. Je kan bijvoorbeeld je specifiek bereik in het oog houden naar aanleiding van een campagne.
Een tweede voorbeeld is wanneer je wilt investeren het komende jaar. Dan zal je netto winst extreem belangrijk om die budgetten aan de kant zetten.

Hoe doe jij het?

Zo volg je rapporten op. Als je efficiënt wilt ondernemen dan toch.

Het is enorm belangrijk om op tijd en stond te werken aan je bedrijf. Dat kan je enkel doen als je weet waar je mee bezig bent. Dus zoek je inzicht en overzicht. Laat in de commentaren weten hoe jij je bedrijf opvolgt en hoe vaak.

Similar Posts

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *